IP-Telefonie und Videokonferenz

Bereitstellung für

• • Beschäftigte

Kurzbeschreibung

Die Kommunikation über Telefon und Videokonferenz an der Hochschule Bielefeld erfolgt auf Basis der Technologie „Voice-over-IP" (VoIP). 

Leistungsangebot

Die Datenverarbeitungszentrale (DVZ) betreibt für die HSBI den IT-Service Telefonie und Videokonferenz mit allen Endgeräten und den zentralen IT-Systemen. Der Betrieb der Endgeräte umfasst die folgenden Punkte:

• • Beschaffung
  • Inbetriebnahme
  • Betreuung
  • Entsorgung

Beschaffung Tischtelefone

Die DVZ beschafft die zu dienstlichen Zwecken benötigten VoIP-Geräte und die dazugehörigen Betriebslizenzen, unabhängig vom späteren Einsatzort und hält eine ausreichende Anzahl von Geräten vor. Die DVZ beschafft gegebenenfalls Peripheriegeräte bzw. Anbauteile für die VoIP-Geräte wie Sprechgarnituren (Headsets), Wandhalterungen oder  DECT-Telefone.

Dabei kümmert sich die DVZ um die notwendigen Ausschreibungen bzw. das Einholen der Angebote. Die Geräte können formlos über den IT-ServiceDesk beantragt werden.

VoIP- Gerätetypen

Es werden verschiedene Telefone sowie ein Analog-zu-VoIP-Adapter (für den Betrieb von Faxgeräten oder DECT Telefonen) angeboten:

1. Standardtelefone:
   CP-6945 (HSBI-Hauptgebäude, LAM), CP-7962 (ABT, MIN, GT), CP-7841 (Nachfolger des CP-6945)
2. Videotelefon:
   CP-8945 (Aufpreis zum Standardtelefon trägt der Fachbereich bzw. die zentrale Einheit)
3. Analog-Telefonadapter:
   ATA187 (für FAX oder, DECT)

Bei Inbetriebnahme der Geräte geht der Besitz an die jeweilige Person über. Der Eigentümer bleibt nach wie vor die DVZ bzw. die Hochschule Bielefeld. Wenn der Nutzer aus der Hochschule ausscheidet oder das Gerät nicht mehr benötigt wird, liegt es in der Verantwortung der Fachbereiche bzw. der zentralen Einheiten das Gerät wieder in den Besitz der DVZ zu überführen.

Eine Ausnahme bildet hier das Videotelefon, welches vom Fachbereich oder der Einheit bezahlt wurde. Hier ist und bleibt der Eigentümer und Besitzer der jeweilige Fachbereich oder die jeweilige Einheit.

Sollten in einem Bereich spezielle Anforderungen wie beispielsweise eine Wandmontage (Seminarraum, Labor, etc.) benötigt werden, oder wird ein Headset oder DECT-Telefon benötigt, muss dies im Einzelfall vor der Beschaffung besprochen werden. Die Kosten hierfür trägt der Fachbereich bzw. die zentrale Einheit.

Alternative Softphone

Alternativ zum Tischtelefon kann ein sog. Softphone zum Telefonieren über PC/Notebook verwendet werden.
Weitere Informationen

Inbetriebnahme

Auf Antrag wird ein VoIP-Gerät von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern des IT-ServiceDesk bereitgestellt, personalisiert und am gewünschten Ort aufgestellt. Wird während der Nutzungszeit der Arbeitsplatz innerhalb des Gebäudes, bzw. Standorts umgezogen, so wird das VoIP-Gerät von der DVZ am alten Einsatzort abgebaut und am neuen Einsatzort aufgestellt.

Betreuung

Die DVZ betreut die VoIP-Geräte in den Fachbereichen und den zentralen Einheiten.

Die DVZ kümmert sich um die IT-Infrastruktur, sowie um die entsprechende Konfiguration auf den Netzwerkkomponenten und somit um den Betrieb der Geräte. Einhergehend mit der Beschaffung und der Installation der Geräte kümmert sich die DVZ um die Pflege des internen hochschulweiten Telefonverzeichnisses. Für jedes personalisierte Gerät wird ein Zugang zu einer Webschnittstelle bereitgestellt, worüber das Gerät individualisiert werden kann. In regelmäßigen Abständen werden die Geräte aktualisiert, sodass die Qualität der Telefonie steigt bzw. um Funktionen erweitert wird.

Werden Zusatzfunktionen wie ein Anrufbeantworter, ein digitaler Faxdienst oder eine Gruppenschaltung benötigt, so kann dies formlos über den IT-Servicedesk der Hochschule beantragt werden

Entsorgung

Zur Aussonderung muss das betreffende Gerät an die DVZ zurückgegeben werden. Hier werden die Formalitäten und die Verwertung bzw. Entsorgung ausgeführt.

Support

Der Support erfolgt – falls nicht anders angegeben – über den IT-ServiceDesk der Hochschule.

Servicezeit

Die VoIP-Telefonie steht rund um die Uhr zur Verfügung, Wartungsarbeiten werden im Bereich Aktuelles angekündigt.

Kosten

Kostenfreie Nutzung der Standardtelefone, des Softphones und des Analog-Telefon-Adapters für Beschäftigte. Nutzung von Videotelefonen gegen Aufpreis.

Daten, Anleitungen und FAQs

Technische Spezifikation:

• • An der HSBI eingesetzte Typen von VoIP-Telefonen: Cisco CP-7962, CP-6945, CP-8945, CP-7841, CP-8845

Funktionen:

• • “Fax-Mail”
  • “Voice-Mail”
  • Weboberfläche “CCMUser” zum Verwalten von Weiterleitungen, Telefonbüchern, Kurzwahltasten etc.

Anleitungen und FAQs: www.hsbi.de/dvz/faq