Anleitungen und FAQs

Planungs- und Genehmigungseinstellungen für Raumpostfächer

Für Raumpostfächer können Einstellungen getätigt und Berechtigungen vergeben werden, um Buchungen für die spezifischen Belange anpassen zu können. Hier wird beschrieben, wie Einstellungen in Webmail erfolgen können, Information zu den Berechtigungen über die Benutzerverwaltung finden Sie hier: Berechtigungen für Raumpostfächer
 

Einstellungen über Webmail

Sie können für ein Raumpostfach verschiedene Parameter festlegen. Sie benötigen dafür den Vollzugriff auf das Postfach, als Postfachbesitzer sollten Sie über diesen bereits verfügen.

1) Um Einstellungen für dieses Raumpostfach vorzunehmen melden Sie sich in Webmail an und rufen Ihr persönliches Postfach auf. Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild und wählen Sie dann Weiteres Postfach öffnen... aus.


 

2) Geben Sie in das Feld die Raumpostfach-Adresse ein. Es wird automatisch nach der Adresse gesucht, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus.
 
 
 

3) Anschließend klicken Sie auf Öffnen, das Raumpostfach öffnet sich in einem neuen Tab des Browsers.

4) Rufen Sie nun die Optionen in den Einstellungen des Raumpostfachs auf indem Sie auf das Zahnrad in der Menüleiste klicken.
 


 
5) Unter Kalender > Ressourcenplanung können Sie die Einstellungen bzgl. der Buchungen vornehmen.
 


 

Planungsoptionen

• Ereigniseinladungen und Absagen automatisch verarbeiten
  Aktiviert oder deaktiviert alle untenstehenden Optionen wie auch die Optionen unter Planungsberechtigungen. Wenn diese nicht aktiviert sind, muss jede Besprechungsanfrage manuell verwaltet werden. Die Option ist standardmäßig nicht ausgewählt.

 

• Erinnerungen deaktivieren
  Aktiviert oder deaktiviert Erinnerungen für Ereignisse in diesem Kalender. Diese Einstellung gilt nur für das jeweilige Raumpostfach. Der Organisator und die Teilnehmer werden trotzdem Erinnerungen erhalten, wenn Sie dies so eingestellt haben.

 

• Maximale Anzahl von Tagen, die Ressourcen im Voraus gebucht werden können
  Schränkt ein, wie weit in die Zukunft ein Ereignis geplant werden kann. Der Standardwert beträgt 180 Tage. Gültige Werte liegen zwischen 0 (heute) und 1080 (etwa 3 Jahre in die Zukunft).

 

• Immer ablehnen, wenn das Enddatum hinter diesem Grenzwert liegt
  Anfragen, die über die angegebene maximale Anzahl von Tagen hinausgehen, werden automatisch abgelehnt.

 

• Ereignisdauer beschränken und maximal zulässige Minuten
  Schränkt die Zeit ein, für die ein Raum innerhalb eines Tages geplant werden kann. Das Deaktivieren des Feldes bedeutet, dass eine Besprechung kein Zeitlimit hat. Das Aktivieren des Feldes erlaubt ein Zeitlimit zwischen 0 und 1440 Minuten.

 

• Terminplanung nur während der Arbeitsstunden zulassen
  Wenn diese Option aktiviert ist, kann ein Ereignis nur zu den unter Kalenderarbeitswoche auf der Registerkarte Kalender angegebenen Stunden geplant werden. Ereignisse außerhalb der Arbeitszeit werden automatisch abgelehnt.

 

• Besprechungsserien zulassen
  Erlaubt die regelmäßige Buchung eines Raums. Das Ereignis kann sich über einen bestimmten Zeitraum wiederholen.

 

• Konflikte zulassen
  Erlauben oder verhindern Sie kollidierende Besprechungsanfragen (Doppelbuchungen). Wenn Besprechungsserien ebenfalls zugelassen sind, dann gilt diese Einstellung nur für sich wiederholende Besprechungen.

 

• Folgende Anzahl einzelner Konflikte höchstens zulassen
  Diese Einstellung legt die maximal zulässige Anzahl von Konflikten für neue Besprechungsserienanfragen fest. Wenn der Wert auf 0 gesetzt wird, wird ein wiederkehrendes Ereignis nicht geplant werden können, wenn bereits ein oder mehrere kollidierende Termine vorhanden sind. Wenn dieser Wert größer als 0 ist, wird einem wiederkehrenden Ereignis die angegebene Anzahl von Konflikten erlaubt, bevor es abgelehnt wird.

 

• Folgenden Prozentsatz einzelner Konflikte höchstens zulassen
  Diese Einstellung legt die maximal zulässige Anzahl von Besprechungskonflikten (in Prozent) für neue Besprechungsserienanfragen fest. Dies ist ähnlich zur Angabe einer Anzahl von individuellen Konflikten (wie oben beschrieben), aber in diesem Fall wird dem wiederkehrenden Ereignis eine bestimmte Prozentzahl von Konflikten erlaubt, bevor es abgelehnt wird.

 

Planungsberechtigungen

Hier können Einstellungen bzgl. der Buchungen durch Benutzer vorgenommen werden.

Hinweis: Wir empfehlen, Besprechungsräume für alle Hochschulangehörigen nur mit Genehmigung buchbar zu machen, um ggf. manuell in die Buchungen eingreifen zu können. Der Genehmigungsprozess für Raumbuchungen kann druch die/den Besitzer*in des Raumpostfachs an eine oder mehrere Personen delegiert werden, Informationen dazu finden Sie in der FAQ Berechtigungen für Raumpostfächer. Die im Folgenden genannten Empfehlungen für die Einstellungen beziehen sich immer auf dieses Szenario.
 

• Diese Benutzer können die Terminplanung automatisch durchführen, wenn die Ressource verfügbar ist
  Standardmäßig kann jeder Benutzer die Ressource ohne die manuelle Genehmigung der Ressourcenbesitzer planen. Wenn Bestimmte Personen und Gruppen ausgewählt ist, dann können nur die angegebenen Personen und Gruppen automatisch planen. Alle anderen Personen oder Gruppen werden eine Ablehnungsmeldung erhalten. Wenn Bestimmte Personen und Gruppen ausgewählt ist, aber keine Benutzer oder Gruppen angegeben sind, dann wird die Option ignoriert.
  Empfehlung: Bestimmte Personen und Gruppen auswählen und Liste leer lassen.

 

• Diese Benutzer können eine Anfrage zur Besitzergenehmigung übermitteln, wenn die Ressource verfügbar ist
  Wenn Jeder ausgewählt ist, dann müssen alle Anfragen die manuelle Genehmigung der Ressourcenbesitzer erhalten. Wenn Bestimmte Personen und Gruppen ausgewählt ist, dann benötigen nur die angegebenen Personen und Gruppen die manuelle Genehmigung der Ressourcenbesitzer. Bestimmte Personen und Gruppen ist standardmäßig ausgewählt und leer gelassen, damit alle Anfragen automatisch genehmigt werden.
  Empfehlung: Jeder auswählen

 

• Diese Personen oder Gruppen können die Terminplanung automatisch durchführen, wenn die Ressource verfügbar ist, oder eine Anfrage zur Besitzergenehmigung übermitteln, wenn die Ressource nicht verfügbar ist
  Wenn Jeder ausgewählt ist (die Standardeinstellung), dann wird jede Anfrage in einem verfügbaren Zeitrahmen automatisch angenommen. Wenn der Raum zur gewünschten Zeit reserviert ist, dann erhält die Ressourcenbesitzer ein Formular zur manuellen Genehmigung. Wenn Bestimmte Personen und Gruppen ausgewählt ist, dann haben nur die angegebenen Benutzer die Möglichkeit, die Anfrage manuell genehmigen zu lassen. Bei allen anderen Benutzern wird eine kollidierende Anfrage ohne die Möglichkeit der manuellen Genehmigung durch die Ressourcenbesitzer abgelehnt.
  Empfehlung: Bestimmte Personen und Gruppen auswählen und Liste leer lassen.

 

• Antwortnachricht
  Hier können Sie einen Text eingeben, der bei der Anfrage und Genehmigung zu einer Ressource hinzugefügt wird.

 (Quelle und weitere Informationen: https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2016)