Anleitungen und FAQs

Buchung von Räumen und Flex-Arbeitsplätzen

In Microsoft Exchange stehen sog. Ressourcenpostfächer für die Buchung von Ressourcen wie Räume und Geräte zur Verfügung. Im Folgenden wird die Buchung eines Raums (Besprechungsraum, Flex-Arbeitsplatz…) über Microsoft Outlook 2016 beschrieben.

Hinweis: Buchen Sie eine Ressource ausschließlich über den hier beschriebenen Weg der Terminplanung, ein direkter Eintrag in einem Raumkalender führt nicht zu einer korrekten Raumbuchung.
Sie erhalten nach Abschluss des Buchungsprozesses eine E-Mail zur Bestätigung der Buchung von den Raumverantwortlichen, nur dann ist der Raum korrekt gebucht.

 

Raumressource buchen mittels Terminplanungs-Assistenten

1. Wählen Sie in Microsoft Outlook im Kalendermodul über das Menüband Start in der Gruppe Neu, Neuer Termin aus, um einen Termin mit Raumbuchung zu planen.  Es öffnet sich die Maske zum Erstellen eines neuen Termins, füllen Sie den Betreff und wählen Sie die Zeit entsprechend aus.

 
 
 


2. Wechseln Sie dann über die Schaltfläche zum Terminplanungs-Assistenten:



3. Über Räume hinzufügen… öffnen Sie die Raumliste.



4. Suchen, bzw. wählen Sie den gewünschten Raum, bzw. Flex-Arbeitsplatz und Bestätigen Sie mit Ok.



5. Nun können Sie sehen, ob der Raum, bzw. der Flex-Arbeitsplatz zur gewünschten Zeit verfügbar ist. Im Falle der Planung einer Besprechung können Sie hier noch die Teilnehmenden hinzufügen und deren verfügbarkeit prüfen. Wenn Sie alle Details des Termins geplant haben, klicken Sie auf Senden, um den Termin zu erstellen und den Raum, bzw. Flex-Arbeitsplatz zu buchen..



6. Sie erhalten nach dem Absenden eine E-Mail, dass die Raumbuchung mit Vorbehalt angenommen wurde, bzw. dass die Buchung angenommen wurde, falls keine Genehmigung erforderlich ist.

Bitte bachten Sie: Erhalten Sie diese Bestätigungsmail nicht, ist auch keine Raumbuchung erfolgt.

Im Falle einer Buchung mit Genehmigung: Die Raumbuchungsanfrage wurde mit Vorbehalt erstellt, die Genehmigung steht aus:



7. Nach der Genehmigung erhalten Sie eine E-Mail, dass Ihre Raumbuchung angenommen wurde:


 

Termin absagen, Buchung stornieren

Sollte die Buchung des Raums, bzw. des Flex-Arbeitsplatzes nicht wahrgenommen werden können, stornieren Sie den Vorgang bitte in Ihrem Kalender über die Funktion Besprechung absagen und Update senden, nur dann wird auch die Raumbuchung gelöscht.

   

Einbinden des Raumkalenders in Outlook

Um einen kompletten Überblick über die Raumbelegung eines Raums zu erhalten, können Sie einen Raum als Kalender einfügen. Im Kalendermodul von Outlook führen Sie einen Rechtsklick auf Meine Kalender durch und wählen Sie Kalender hinzufügen, Aus Raumliste…



Es öffnet sich die Liste aller beplanbaren Räume, wählen Sie den gewünschten Raum aus und führen Sie einen Doppelklick auf den Raum durch. Wieder holen Sie dies für alle benötigten Räume und klicken Sie auf OK.



Der Raum ist nun als weiterer Kalender im Kalendermodul von Outlook zu sehen. Beachten Sie bitte, dass hierüber keine Buchungen möglich sind, dies kann nur über die beschriebene Vorgehensweise erfolgen.

Weitere Hinweise:

• Es ist darauf zu achten, dass bei einer Buchung eines Flex-Arbeitpslatzes der Termin im persönlichen Kalender unter Anzeigen als als frei oder An anderem Ort tätig markiert wird und somit ggf. für eine tatsächliche Besprechung zur Verfügung steht.
• Eine Buchung ist den Beschäftigten der Hochschule vorbehalten, Studierende können Lernplätze im Lernzentrum buchen.