Anleitungen und FAQs

Raumbuchung über Kalender

In Microsoft Exchange stehen sog. Ressourcenpostfächer für die Buchung von Ressourcen wie Räume oder Geräte zur Verfügung. Im Folgenden wird die beispielhafte Buchung eines Raums im Rahmen einer Besprechungsplanung über Webmail beschrieben.
Im Unteren Bereich der Anleitung ab Schritt 5) wird zusätzlich beschrieben wie man die Raumkalender dauerhaft in Webmail einbindet um mehr Übersicht über die Raumbelegung zu erhalten.

 

1) Rufen Sie in Webmail das Kalendermodul über die Auswahl links oben auf.
 

2) Im Kalendermodul können Sie über das Menü Neu den Eintrag Kalenderereignis auswählen, um eine Besprechung zu planen.
 

 

3) Fügen Sie alle Teilnehmer für die Besprechung im Feld Personen hinzufügen hinzu. Einen Raum können Sie über Einen Ort oder Raum hinzufügen auswählen. Es stehen nur die Räume zur Verfügung, die aktiv über ein Raumpostfach beplant werden. Andere Räume werden ggf. manuell beplant, bitte wenden Sie sich dazu an den jeweiligen Ansprechparter. Der gewählte Raum ist nun ebenfalls im Feld Teilnehmer aufgeführt. Sie können nun erkennen, ob der gewählte Raum unter Zeitplan im gewünschten Zeitraum noch verfügbar ist. Haben Sie alle Einstellungen bzgl. des Termins getroffen, können Sie über die Schaltfläche Senden eine Buchungsanfrage an den Raumverantwortlichen und gleichzeitig eine Besprechungsanfrage an die Teilnehmer senden.


 

4) Sie erhalten nach dem Absenden eine E-Mail, dass die Raumbuchung mit Vorbehalt angenommen wurde. Sollte der geplante Termin abgesagt werden, können Sie die Raumbuchung aufheben, indem Sie den Termin in Ihrem Kalender löschen.
Der Raumverantwortliche kann nun die Buchung genehmigen oder ablehnen, Sie werden in beiden Fällen darüber informiert:

• Die Raumbuchungsanfrage wurde erstellt:

 

• Ihre Raumbuchung wurde angenommen:
  

 

Kalender dauerhaft einbinden

5) Um einen kompletten Überblick über die Raumbelegung eines Raums zu erhalten, können Sie einen Raum als Kalender dauerhaft einfügen. Im Kalendermodul von Webmail klicken Sie auf Kalender hinzufügen und wählen Sie Aus dem Verzeichnis.
 



6) Im folgenden Suchfeld geben Sie den Raumnamen ein und wählen diesen aus.
 

 

7) Der Raum ist nun als weiterer Kalender im Kalendermodul von Webmail zu sehen. Beachten Sie bitte, dass hierüber keine Buchungen möglich sind, dies kann nur über die oben beschriebene Vorgehensweise erfolgen.