Anleitungen und FAQs

Nachrichtenversand über den zentralen E-Mail-Verteiler

Um große Personengruppen innerhalb der Hochschule Bielefeld per E-Mail anzuschreiben, steht allen Beschäftigten ein zentraler E-Mail-Verteiler zur Verfügung. Über eine Funktion der Benutzerverwaltung kann der anzuschreibende Personenkreis selektiert werden und die Bitte zur Genehmigung des Versands kann an eine freigabeberechtigte Person gerichtet werden. Soll eine individuelle Liste von Adressen angeschrieben werden, wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte vorab an verteilermails@hsbi.de. Nähere Informationen finden Sie auch in der Beschreibung des IT-Service E-Mail unter dem Abschnitt Zentral gesteuerte dynamische Mailinglisten (Mailman).


1) Senden Sie zunächst die gewünschte E-Mail an verteiler@lists.hsbi.de und zwar in der Form, dass direkt die Zielgruppe(n) angesprochen werden. Die E-Mail können Sie auch von einem beliebigen Funktionspostfach absenden, der weitere Vorgang ist jedoch an Ihre Person gebunden. Sollten Sie die E-Mail mit einem Anhang versenden wollen, achten Sie bitte darauf, dass die Größe des Anhangs möglichst unter einem Megabyte (MB) bleibt, um die Nutzerfreundlichkeit, insbesondere bei Verwendung mobiler Endgeräte weiterhin zu gewährleisten. Für größere Anhänge empfehlen wir die Ablage auf der Website der Hochschule und die Angabe eines Links zum Herunterladen. Bei zu umfangreichen Anhängen und einem großem Empfängerkreis behalten wir uns ggf. den Versand vor und bitten um erneuten Versand mit verringerter Größe.

2) Speichern die gesendete E-Mail zusätzlich lokal als PDF-Dokument. In Outlook können Sie hierzu die gesendete E-Mail öffnen und über den Reiter Acrobat die E-Mail In Adobe PDF-Datei konvertieren.
Alternativ können Sie die E-Mail auch über das Druckmenü als PDF drucken, wenn Sie als Drucker „Adobe PDF“ auswählen und anschließend einen Speicherort wählen.
Hinweis: Die PDF-Datei ist im nächsten Schritt zur Beantragung der Mailingliste zwingend erforderlich!




3) Die Beantragung des Versands einer E-Mail über den zentralen E-Mail-Verteiler erfolgt über die Benutzerverwaltung. Loggen Sie sich dort ein und wählen dann unter dem Menüpunkt E-Mail > Zentraler E-Mail-Verteiler.




4) Im sich öffnenden Fenster sind zunächst Grundeinstellungen zum gewünschten Empfängerkreis vorzunehmen und die E-Mail als PDF-Datei hochzuladen. Wurde die E-Mail an den Verteiler mit Anhängen versendet, sollten hier auch die Dateianhänge hochgeladen werden.




5) Im folgenden Schritt können für den Empfängerkreis der Bediensteten weitere Filterkriterien zum Beschäftigungsverhältnis und dem Organisationsbereich angegeben werden. Soll keine spezielle Auswahl getroffen werden, kann jeweils in der Kopfzeile der Tabelle das Feld Alle auswählen angehakt werden.

Sind im Schritt zuvor Studierende als Personengruppe ausgewählt worden, ist an dieser Stelle die Filterung nach Studiengang, Hörerstatus und Fachsemester möglich. Bitte bedenken Sie, dass das hier selektierbare Fachsemester laut Studierendenverwaltung nicht dem Studienfortschritt der Studierenden entsprechen muss und Studienanfänger nicht immer in das erste Fachsemester einsteigen.

Hinweis: Wenn Sie als Empfänger alle Lehrenden der Hochschule ansprechen möchten, empfehlen wir, nicht nur alle Fachbereiche als Bereich zu selektieren, sondern auch Einrichtungen wie z.B. die Hochschulverwaltung mit einzubeziehen, da der Kreis der Lehrenden nicht nur auf die Fachbereiche begrenzt ist, sondern diese auch zentralen Einrichtungen zugeordnet sein können.

6) Im nächsten Dialog werden die gewählten Grundeinstellungen und Filterkriterien zur Überprüfung zusammengefasst dargestellt.




7) Sind alle Angaben korrekt, kann im nächten Schritt eine freigabeberechtigte Person ausgewählt werden. Es stehen alle zur Genehmigung berechtigten Personen zur Auswahl, bitte wählen Sie die für Sie zuständige Person aus. Sofern Sie selbst zur Genehmigung berechtigt sind, wählen Sie entsprechend sich selbst aus.




8) Nach Klick auf Beantragen erscheint ein letzter Bestätigungsdialog, wonach die Antragstellung abgeschlossen ist und Sie erhalten wenige Minuten später eine Bestätigung Ihres Antrags vom Ticketsystem. Bei Nachfragen kann auf diese E-Mail geantwortet werden oder der IT-ServiceDesk unter Angabe der Ticketnummer kontaktiert werden. Sind Sie selbst freigabeberechtigt, können Sie auch auf diese E-Mail antworten und damit die Freigabe bestätigen.




9) Parallel zu der Benachrichtung der Antragstellerin oder des Antragstellers erhält die für die Freigabe ausgewählte Person per E-Mail eine Benachrichtigung mit dem von Ihnen gewählten Adressatenkreis, Ihrer als PDF hochgeladenen E-Mail im Anhang und mit der Bitte um Freigabe. Mit einer einfachen Antwort auf diese E-Mail, beispielsweise mit dem Inhalt „Freigegeben“, „OK“ oder „in Ordnung“ wird die E-Mail für den Versand freigegeben. Es können aber auch sonstige Anmerkungen oder eine Ablehnung als einfache Antwort auf die E-Mail durch die freigabeberechtigte Person vorgenommen werden.
Wichtig: Ohne eine klar als Freigabe zu erkennende Antwort auf diese Benachrichtigung erfolgt kein Versand der E-Mail an den gewählten Empfängerkreis!




10) Nach Versand der E-Mail durch den Administrator erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung über das geschlossene Ticket mit einer Angabe zur Anzahl der angeschriebenen Personen.