Anleitungen und FAQs

Kontaktordner erstellen und freigeben

Sie können Kontakte an andere Personen freigeben und so z.B. in einer Arbeitsgruppe an einer Stelle eine Kontaktliste pflegen. Es wird empfohlen, eine Freigabe nur auf einen zusätzlichen erstellten Kontaktordner zu erteilen, damit Ihre persönlichen Kontakte nicht freigegeben werden. Ab 1) wird beschrieben wir ein neuer Ordner angelegt werden kann. Haben Sie bereits einen Kontaktordner den Sie freigeben möchten wird ab 5) erläutert wie dieser freigegeben werden kann.

 

Erstellen eines Kontaktordners

1) Führen Sie einen Rechtsklick an einer Stelle unter Meine Kontakte durch und wählen Sie Neuer Ordner… .




2) Wählen Sie einen Namen für den Kontaktordner, achten Sie bitte zusätzlich darauf, dass der Ordner unterhalb von Kontakte erstellt wird.




3) Im neu erstellten Kontaktordner können Sie nun

• Neue Kontakte erstellen
• Kontakte aus anderen Ordern dorthin verschieben oder kopieren
• Kontaktgruppen erstellen

4) Damit Sie diesen Kontaktordner ebenfalls als Adressbuch nutzen können, führen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner durch und wählen Sie Eigenschaften. Im Reiter Outlook-Adressbuch setzen Sie einen Haken im Feld Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen.

 

Kontaktordner freigeben

Sie können den erstellten Kontaktordner an andere Personen der Hochschule freigeben.

5) Wählen Sie dazu den freizugebenden Kontaktordner aus, Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen und wählen Sie Freigeben… .




6) Im darauffolgenden Dialog können Sie die Personen eintrage, an die der Kontaktordner freigegeben werden soll.




7) Falls die Personen ebenfalls Änderungen am freigegebenen Kontaktordner durchführen sollen, setzen Sie bitte einen Haken im Feld Empfänger können Elemente in Ordnern vom Typ Kontaktordner hinzufügen, bearbeiten und löschen.

8) Die berechtigten Personen erhalten nun eine E-Mail über die Freigabe und können die Freigabe bestätigen. Nach der Bestätigung erscheint der freigegebene Ordner unter Freigegebene Kontakte

9) Freigegebene Kontaktordner lassen sich derzeit nicht als Adressbuch einbinden. Um eine E-Mail an einen Kontakt oder eine Kontaktgruppe in einem freigegebenen Ordner zu senden, wählen Sie in den Kontakten einen Kontakt oder eine Kontaktgruppe aus und klicken Sie auf das E-Mail-Symbol.



 
10) Es öffnet sich der gewohnte Dialog zum Erstellen einer E-Mail.