Anleitungen und FAQs

Abwesenheitsnachricht einrichten

Falls Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind (z.B. im Urlaub, auf einer Tagung oder einer Fortbildung), können Sie eine Abwesenheitsnachricht erstellen, die automatisch an alle Absender geschickt wird.
Für eine Abwesenheitsnachricht empfiehlt die Hochschulkommunikation, den folgenden Text zu verwenden:

----

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich bin in der Zeit vom xx. Monat. Jahr bis einschließlich xx. Monat. Jahr nicht in der Fachhochschule erreichbar. E-Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden  Sie sich bitte an meine/n Kolleg/in Vorname Name, Telefon +49.521.106-xxxx, vorname.nachname@fh-bielefeld.de

Mit freundlichen Grüßen           
(Titel) Vorname Nachname
Fachbereich xy / Einrichtung

---

Hinweis: Eine evtl. voreingestellte E-Mail Signatur wird mit der Abwesenheitsnotiz NICHT automatisch versendet, deshalb bitte den Namen und die Institution nicht vergessen.


Zur Einrichtung einer Abwesenheitsnachricht in Outlook öffnen Sie bitte im Menüband Datei die Schaltfläche Automatische Antworten.




2) Es öffnet sich ein neues Dialofenster. Aktivieren Sie dort die Option Automatische Antworten senden und fügen den auf Ihre Bedürfnisse angepassten Text in das Textfeld ein.




3) Sie können bei Bedarf zwei verschiedene Texte für Absender innerhalb der Hochschule (Innerhalb meiner Organisation) und für externe Absender definieren (Außerhalb meiner Organisation (An)). Möchten Sie dies nicht, tragen Sie den Text nur in den Reiter Innerhalb meiner Organisation ein. Aktivieren Sie nun das Feld Nur in diesem Zeitraum senden und stellen Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit ein. Klicken Sie dann auf OK.
Hinweis: Die Abwesenheitsnachricht wird während des eingestellten Zeitraums nur ein Mal versendet. Erst bei Änderungen an der Abwesenheitsnachricht wird diese erneut versandt.




4) Sie werden nun gefragt, ob Sie den eingegebenen Text auch für Personen außerhalb Ihrer Organisation verwenden möchten. Klicken Sie bei Bedarf auf JA, verneinen Sie andernnfalls.




5) Die Abwesenheitsnachricht ist nun aktiviert. Zusätzlich können Sie bei Bedarf noch Regeln erstellen, um z.B. Nachrichten von bestimmten Absendern an andere Empfänger weiterzuleiten. Weitere Infos dazu finden Sie in der Outlook-Hilfe.