Anleitungen und FAQs

Abwesenheitsnachricht einrichten

Falls Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind (z.B. im Urlaub, auf einer Tagung oder einer Fortbildung), können Sie eine Abwesenheitsnachricht erstellen, die automatisch an alle Absender geschickt wird.
Für eine Abwesenheitsnachricht empfiehlt die Hochschulkommunikation, den folgenden Text zu verwenden:
"----
 
Sehr geehrte Damen und Herren,
 
Ich bin in der Zeit vom xx. Monat. Jahr bis einschließlich xx. Monat. Jahr nicht in der Hochschule erreichbar. E-Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine/n Kolleg/in Vorname Name, Telefon +49.521.106-xxxx, vorname.nachname@hsbi.de
 
Mit freundlichen Grüßen          
(Titel) Vorname Nachname
Fachbereich xy / Einrichtung
 
---"


1) Melden Sie sich in Webmail an.

2) Gehen Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Automatische Antworten.




3) Aktivieren Sie nun die Option Automatische Antworten senden und fügen den auf Ihre Bedürfnisse angepassten Text in das Textfeld ein.

Hinweis: Eine evtl. voreingestellte E-Mail Signatur wird mit der Abwesenheitsnotiz NICHT automatisch versendet, deshalb bitte den Namen und die Institution nicht vergessen.

4) Aktivieren Sie nun das Feld Nur in diesem Zeitraum senden und stellen Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit ein.

5) Sie können - bei Bedarf - zwei verschiedene Texte für Absender innerhalb der Hochschule und für externe Absender definieren. Dafür aktivieren Sie das Feld Automatische Antwortnachrichten an Absender außerhalb der Organisation senden und fügen Sie einen alternativen Text in das Textfeld unten ein.
 
6) Klicken Sie anschließend auf „OK“.




7) Die Abwesenheitsnachricht ist nun aktiv.